III. III. KIEGÉSZÍTŐ ELEMEK A PROTOKOLLBAN

III.1. A névjegy ismérvei
III.2. Meghívók
III.3. A virágküldés alapszabályai
III.4. Ajándékozás
III.5. Öltözet
III.6. A dohányzás illemtana
III.7. A telefonálás szabályai

III.1. A névjegy ismérvei

Tartalmilag a hivatalos névjegyen alapszabály, hogy privát adat nem szerepelhet. Hivatalosan pedig lényegesnek tekinthető a cég neve, a tulajdonos neve és beosztása, a munkahelyi telefonszám és elektronikus levelezési cím, ahol elérhető, valamint a cég weblapja az alábbi elrendezésben.

Röviden:

egynyelvű (legyen külön magyar és a beszélt idegen nyelven íródott kártya);
hivatalos vagy magán névjegy legyen külön;
jó minőségű, merített papírból, 85-90% fekete nyomtatás;
Ne halmozzuk rajta a rangokat, titulusokat!
Legyen egyszerű, elegáns!
Átadáskor – megnézemés csak utána teszem el.
Kapott névjegyet viszonozni illik.
Ne legyen rajta javítás!

Hazánkban két igazán elterjedt méret van, a 90×50 mm-es és a Nyugat-Európából érkezett 85×55 mm-es változat. Urak általában 95x55mm, hölgyek többnyire 85x50mm méretű névjegyet adnak át.

Európai országokban a női névjegy kisebb méretű, az angol etikettben épp fordítva igaz.

Hivatalos névjegy minta:

Cég neve

NÉV KERESZTNÉV
beosztás

Tel.	Cím
E-mail	web

A névjegyküldés szabályai:

Helyettesítheti a személyes megjelenést; küldhető; elsősorban a diplomáciában érvényesül.

Rövidítéseket ceruzával illik írni a bal alsó sarokban: ez a személyes leadás tényét jelenti.

A tinta használata a névjegy elküldésére utal.

Leggyakoribb rövidítések névjegyen a név oldalán a bal alsó sarokban:

„a.c.” (avec compliment)

jelentése: üdvözlettel
használata: ajándék vagy virág kísérőjeként, azonosítva a küldő felet

„p.r.” (pour remercier)

jelentése: köszönettel
használata: utólagos köszönetnyilvánítás

„p.f.” (pour féliciter)

jelentése: szerencsekívánat
használata: ünnepekre, jeles alkalmakra küldik (születés- és névnap, etc.)

„p.f.n.a.” (pour féliciter la nouvelle année)

jelentése: Boldog Új Évet Kívánok!

„p.f.f.n.” (pour féliciter féte nationale)

jelentése: szerencsekívánat nemzeti ünnep alkalmából

„p.c.” vagy „p.p.p.” (pour condoléances vagy pour prendre part)

jelentése: részvétnyilvánítás
használata: csak abban az esetben, ha a temetésen, búcsúztatón a küldő fél nem tudott részt venni

„p.f.c.” (pour faire connaissance)

jelentése: megismerkedésre
használata: a küldő fél bemutatkozás céljából küldi

„p.p.” (pour présenter)

jelentése: bemutatás
használata: abban az esetben írja a küldő fél a saját névjegyére, ha valakit be kíván mutatni, a saját névjegykártyája mellé csatolva a bemutatni kívánt névjegykártyáját

„p.p.c.” (pour prendre congé)

jelentése: búcsúzás
használata: tartósabb távollét, hazautazás előtt.

A hivatalos névjegyeken gyakran találhatóak az alábbi rövidítések – amelyek a következő jelentéssel bírnak:

mb.	- megbízott
c.	- címzetes
üv.	- ügyvezető
ny.	- nyugalmazott

A tudományos élet titulusai is gyakran megtalálhatóak a névjegykártyákon:

Dr.	- doktor
Ph.D.	- philosophiae doctor, a filozófia doktora angolszász területeken
dr. phil.	- philosophiae doctor, a filozófia doktora német és skandináv nyelvterületeken
PhDr	- philosophiae doctor, a filozófia doktora szláv nyelvterületeken
DLA	- doctor of liberal arts, a PhD zeneművészeti, képzőművészeti és iparművészeti megfelelője
LL.M.	- master of law, ez egy olyan posztgraduális képzés elvégzése után használható cím, amely lehet általános vagy speciális, de jogi diplomát feltételező
Phil.Mag.	- philologiae magister, bölcsész diplomával rendelkező
MBA	- master of business administration, üzelti doktori diploma.

III.2. Meghívók

Tartalmi követelményei, azaz mindeképpen tartalmazza az alábbi információt:

a meghívó fél nevét, beosztását, rangját,
a meghívás tényét: „tisztelettel meghívja…”,
a meghívott nevét, esetleg rangját,
a rendezvény helyét, időpontját,
a meghívás alkalmát, indítékát,
a rendezvény jellegét,
a részvétel visszajelzését, vagy a lemondás lehetőségét (V. K. vagy R. S. V. P. rövidítésekkel),
az öltözetre vonatkozó utalásokat,
egyéb hasznos információkat (pl. parkolási lehetőség).

Példa:

MEGHÍVÓ

XY, a Magyar …………………….Szövetség elnöke tisztelettel meghívja …….……………………………… a …………………világbajnokság döntője alkalmából tartandó állófogadására, amelynek időpontja 2013. január 26. 18.00-20.00 óra. Helyszín: Hotel Oázis
	(Budapest, V.ker. Prior u.6)

RSVP (1) 234-56-78		Öltözet: casual
Email: rsvp@protokoll.hu
Cím: 1055 Budapest, Protokoll u.1.

A meghívó küldése 2-3 héttel az esemény előtt, postai úton történik. Delegáció érkezésekor az első hivatalos találkozáskor illik személyesen odaadni ameghívókat. A részvételről illik a írásos visszajelzést küldeni a meghívó fél számára, ha van cím feltüntetve.

III.3. A virágküldés alapszabályai

a fehér a fiatalság, az ártatlanság, a szeretet, olykor a gyász kifejezője (pl. Japán, Kína);
a piros a mély érzelmeket, a szerelmet jelenti;
a rózsaszín bárkinek küldhető;
a kék virág a barátságot, a hűséget, a bizalmat fejezi ki;
a sárga nemcsak az irigység, hanem a vidámság színe is.
Ha egynemű a virág, a csokor 11 szálig páratlan, 12-től páros számú szál!
Ha vegyes a virág, nem számít a darabszám.
Ügyeljünk a virágok és színek szimbolikájára (pl. krizantém a gyász virága nálunk)
Csomagolást távolítsuk el!
Cserepes virág ajándékozása csak magánjellegű kapcsolat esetén megengedett.
Művirág, kaktusz SOHA!
Külföldi hölgyvendégeket illő érkezésükkor virágcsokorral köszönteni a reptéri fogadáskor, vagy akár szállodai bekészítés formájában.
virágot átadáskor papírból csomagoljuk ki és szárral felfelé, bal kézzel nyújtsuk át!

III.4. Ajándékozás

Mindig vegyük figyelembe az alkalmat, az ajándékozott rangját, nemét, korát, vallását, nemzeti hagyományait.

Hivatalos ajándék

szóróajándék (reklámhordozó)
protokoll ajándék (raktározható)
személyre szóló ajándék

Állami ajándék: nagy értékű, nem személyre szóló. Államfői látogatások előtt tisztázzák a felek, hogy óhajtanak-e kölcsönösen ajándékozni, milyen értékű legyen az ajándék és mikor adják át egymásnak. Protokolláris ajándékként nem adható tárgyak: pénz, értékpapír, élelmiszer, ruházat, a magyar vámszabályok szerint kiviteli tilalom alá eső, a partner országában beviteli tilalom alatt álló tárgyak.

Magánajándék: örülni kell neki. A testhez érő dolgokat csak bizalmas kapcsolatban illik ajándékozni (fehérnemű, parfüm..) Soha ne adjunk nagy értékű, lekötelező ajándékot!

III.5. Öltözet

Általános szabályként elmondható, hogy az öltözködésnél az ápoltság elengedhetetlen feltétel. Az öltözködés soha nem számított magánügynek, mindig is közvetített üzenetet a társadalom más tagjai számára, régebben még egyes társadalmi csoportokhoz való tartozás kifejezője is lehetett. Ma már – főként a hivatalos megjelenés körében – egy foglalkozáshoz, tevékenységi formához kell igazítanunk a ruházatunkat. Tehát mint kommunikációs eszköz alkalmazható: azt kell felvennem, amit el akarok hitetni magamról. A „sportos” külső akkor hiteles, ha a test és nem az ész játszik döntő szerepet.

A ruházat kifejez: nem, kor, rang, alkalom, társadalmi helyzet, családi állapot, hivatás.

A „tanult ember” külső a hiteles; hölgyek esetében:

Szoknya, blúz, blézer, kosztüm, top.
A szoknya nem lehet rövidebb, mint a térden fölül 3 ujjnyi.
A pulóver csak vékony nőnek áll jól!
A nadrág majdnem minden kultúrában hordható, de csak szabott hosszú nadrág, nadrágkosztüm formában.
A cipő vékony talpú, mindig külön sarkú és nem feltűnő színű.
A PAPUCS TILOS!

Uraknál:

Ing, nyakkendő, zakó, szövetnadrág.

A kétsoros zakót mindig begombolva hordjuk.
A cipő és a zokni sötétebb a nadrágnál.
A cipő vékony talpú és fűzős.
A zokni hossza 28 cm.
Télen szövetkabát, nem dzseki.
Ha mégis pulóver, az ing gallérját nem szabad kihajtani
Az ing-mellény jelentése: nincs felöltözve, a mellény a három részes öltöny része.
Ékszer: csak a karika- vagy pecsétgyűrű és a karóra (ez lapos és bőrszíjas).

Hivatali öltözet uraknak:

Öltöny: azonos színű és anyagú nadrág és zakó. Az üzleti életben kövessük a szürke, a kék, a barna árnyalatait. (Nem fekete!)

Lehet egy soros vagy két soros (a két soros mindig begombolt). Megengedett az eltérő színű zakó és nadrág viselése is.

Ing:
- világosabb, mint a zakó;
- fekete, barna, sötétzöld = Közép-Európában kerülendő;
- hosszú ujjú;
- felső gomb mindig begombolva;
- ing + mellény slampos (pincér v. népi táncos)
Nyakkendő:
- kötelező;
- Sötétebb, mint az ing, ne feltűnő mintás legyen!
- övkorcot pont eltakarja;
- Mindig újra kell kötni.

Hölgyeknek:

Szoknya vagy nadrágkosztüm, szoknya (hossz!) blúzzal (nem átlátszó, nem testre símuló), testszínű harisnya, zárt cipő, diszkrét ékszer, színben és stílusban harmonizáló kiegészítők, természetes smink és frizura a „kevesebb néha több” elv alapján.

Összegezve: minden esetben alapszabály, hogy az öltözet és viselője között összhangot teremtsünk az illető személy kora, az egyéni ízlése, a környezet és az alkalom jellege és a foglalkozás, hivatás jellege szerint.

Dress kódok

White tie (formal) – frakk, nagyestélyi. franciául cravate blanche a legexkluzívabb események öltözete, amely megkívánja az uraknak frakk viseletét mellénnyel, fehér keményített inggel (ennek gallérja egyenes és tört sarkokkal díszített), fehér csokornyakkendővel és fekete lakkcipővel, hölgyeknnél nagyestélyi könyék felett érő kesztyűvel és táskával kiegészítve – ceremóniákon, bármilyen napszakban

Black tie (semiformal) – franciául cravate noir-nak nevezett semi-formal az exkluzív események öltözete, amely megkívánja uraknak a fekete szmoking viseletét lehajtott vagy egyenes gallérú fehér inggel, fekete csokornyakkendővel és fekete lakkcipővel, míg a hölgyektől a hosszú alkalmi ruha viseletét. - 18 óra után, esti, éjszakai alkalomra

Zsakett – más néven stresemann vagy cut, illetve cutaway egy olyan társasági öltöny viseletét kéri, amely egysoros fekete zakóból és sötétszürke csíkos nadrágból áll szürke mellénnyel szürke nyakkendővel.

Informal – Business formal - az üzleti élet öltözete; urak esetében megegyezik a semi-formallal, azzal, hogy elegendő az elegáns sötét öltöny nyakkendővel, a hölgyek esetében szoknya és blézer vagy kosztüm – az üzleti életben további kikötés, hogy ruhájuk ne legyen kivágott - 18 óra után kezdődő rendezvényre

Business / casual – hivatali ruházat, nincsenek megkötések, de az uraknak ajánlott öltöny viselete nyakkendővel, hölgyeknek pedig szoknya és blézer vagy kosztüm viselete - 18 óra előtt rendezvényre

Slacks – az üzleti félhivatalos rendezvények sportos öltözete, megengedett a sportosan elegáns vászonnadrágok, ing-pulóver párosítások viselete sportcipővel, csizmával mind a hölgyek, mind az urak tekintetében.

Coat-no-tie – félhivatalos rendezvények viselete, amely megkívánja az öltöny viseletét, de nyakkendő nélkül, akár jelentheti a garbó és a zakó kombinációt is, hölgyeknek nadrágkosztüm,stb.

Megjegyzés: Az „alkalomhoz illő öltözet” nem egyértelmű jelzés

Amennyiben a meghívón nem szerepel dresscode, teendőnk a következő:

ha a rendezvény műfaja ceremónia, akkor férfiaknak sötét öltöny, nőknek komplé vagy kosztüm,
ha a rendezvény műfaja fogadás, amely 18 óra után kezdődik, akkor a férfiaknak sötét öltöny, nőknek koktélruha, alkalmi ruha, estélyi.

Kitüntetés viselete az öltözéken

Szalagrendek, érdemrendek, vagy rendjel-lánc felöltése ünnepélyes, hivatalos alkalmakkor frakkhoz, illetve díszegyenruhához ajánlott. Ezzel szemben gomblyukrozetta, miniatűr jelvények és szalagsáv viselete félünnepélyes öltözethez, látogatásokhoz, gyászöltözet részeként, vagy ceremoniális alkalmakkor javasolt. Ünnepélyes diplomáciai alkalmakkor általában csak egy kitüntetést hordanak, a küldő vagy a fogadó ország által adományozott legmagasabb kitüntetést.

III.6. A dohányzás illemtana

Ne gyújtson rá

olyan helyen, ahol eleve tilos! Ezt jól látható táblákkal, feliratokkal jelzik: kórház, iskola, óvoda, zárt terek esetén.
irodában, tárgyalóban már itt is tilos, s ezt a munkahelyre belépéskor jelzik is.
ha nincs az asztalon, vagy a környéken hamutartó. Vendégségben akkor is megfontolandó, ha a vendéglátó megengedi, hogy a lakásban rágyújtson. Ön elmegy, de a füstszag ott marad.
gépkocsiban, ne kelljen a többieknek is passzívan részt venni a dohányzásban. Ha kisgyerekkel együtt utazik, a gyerekre legyen tekintettel!
Utcán a csikket ne dobálja szét!
A hamutartóba nem illik más szemetet tenni.
Ha olyan helyen van, ahol lehet dohányozni, de a társaságban nemdohányzók is vannak, illik tőlük engedélyt kérni.
Ha elszívta a cigarettát, úgy nyomja el, hogy ne füstölögjön. Utána ne körözzön a hamutartóban a csikkel. Két ujj közé fogni, s eldobni a csikket: tilos. A hamutartót sűrűn ürítse!

Nem illik:

égő cigarettával a szájban, vagy kézben bemutatkozni,
cigarettával a szájban beszélni, vagy úgy tüzet adni.
égő cigarettával belépni valamilyen helyiségbe. (irodába)

A tűzadás illemtana

a fiatalabb ad tüzet az idősebbnek;
alacsonyabb rangú a magasabb rangúnak;
férfi a nőnek.

Minden cigarettát új tűzzel gyújtson meg!A nő nem gyújtja meg mások cigarettáját, hanem átadja a gyufát, vagy öngyújtót.

Pipázás

A pipázás a legkonszolidáltabb módja a dohányzásnak, ugyanis a pipa anélkül is a szájban lehet, hogy égne benne dohány.
A pipázásra is engedélyt kell kérni a háziaktól! Mások előtt nem szabad a pipát kitisztítani!

III.7. A telefonálás szabályai

A telefonhasználat alapszabálya, hogy a hívott fél ahogy felveszi a telefont, mindig azonosítsa magát elsőként. Magántelefon esetén a nevet vagy a telefonszámot mondva be. Munkahelyi telefonba a szervezeti egységet jelölve meg. Ezt követően mutatkozik be az, aki telefonál és megkérdezi, hogy alkalmas-e telefonhívása.

Hivatalos telefonvonal hívása esetén a hívott fél titkárnője megkérdezheti, hogy milyen ügyben keresik felettesét, azonban ha erre az a válasz érkezik, hogy „magánügyben”, akkor további kérdéseknek nincs helye.

A vonal megszakadása esetén ismételten a hívást kezdeményező félnek kell újrahívnia a hívott felet, a hívás befejezését pedig szintén a hívást kezdeményező féltől várhatjuk.

Vonalas telefon esetén:

3. csöngésre illik felvenni.
Aki felemeli a kagylót, azonosítja az állomást.
Aki telefonál, köszön és bemutatkozik.
Ha megszakad a vonal, a hívó fél hív újra.
Akinek visszahívást ígérek, aznap vissza kell hívni, vagy megmondani, mikor várhatja a hívásomat.

Mobiltelefonálás esetén hasonló illemszabályok:

A hívott fél bemutatkozik amikor felveszi.
A hívó fél köszön, bemutatkozik, megkérdezi nem zavarja-e a hívással. Ő fejezi be.
Általában nagy embereknek nincs mobiljuk. A titkárságot vagy a protokollost kell felhívni!
Ne zavarjon másokat a telefonálással (halkan, elfordulva).

Kikapcsolni, ha sok embert zavarok: színházban, moziban, rendezvényen, előadáson, templomban, kórházban, temetésen, bankban stb.

« Előző fejezet

Tartalomjegyzék

Következő fejezet »